Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф

Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь - Министерство обороны Республики Беларусь Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 8 апреля 2002 г. На основании Положения о Министерстве обороны Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 19 ноября 2001 г. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь. Заместителям Министра обороны Республики Беларусь, командующим видами Вооруженных Сил Республики Беларусь, помощникам Министра обороны Республики Беларусь, начальникам структурных подразделений Министерства обороны Республики Беларусь, командующим войсками оперативных командований Сухопутных войск Вооруженных Сил Республики Беларусь, командирам соединений и воинских частей, руководителям организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военным комиссарам: 2. Не применять в Вооруженных Силах Республики Беларусь приказ Министра обороны СССР от 2 июня 1983 г. Настоящий приказ разослать до отдельной роты. Министр обороны Республики Беларусь генерал-полковник МАЛЬЦЕВ СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Центральной экспертно-методической комиссии государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству Республики Беларусь" УТВЕРЖДЕНО Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Министерства обороны Республики Беларусь 08. Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь далее - Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения тиражированияконтроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь далее - воинские части. На служебные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно" и "Секретно" действие настоящей Инструкции не распространяется. Особенности ведения делопроизводства в Вооруженных Силах Республики Беларусь далее - Вооруженные Силы определяются: при подготовке проектов служебных документов для представления Президенту Республики Беларусь и Правительству Республики Беларусь - Инструкцией о порядке подготовки и оформления документов, представляемых в высшие органы государственной власти и управления, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 10 февраля 1997 г. Основным методом руководства и управления войсками является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств. Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф документа. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями, а также с иными юридическими и физическими лицами. Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в оперативных командованиях и ниже, а также внутри управлений, отделов и служб запрещается. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на одном из государственных языков. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны вооруженных силс учреждениями и гражданами подданными иностранных государств, а также с представительствами Республики Беларусь за границей ведется через уполномоченные структурные подразделения Министерства обороны. Командиры начальники воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны: определять порядок работы со служебными документами в воинской части в соответствии с требованиями настоящей Инструкции; знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи информационным системам, если законодательством Республики Беларусь не предусмотрено составление письменного документа; постоянно содержать делопроизводство в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства; своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет исполнение; принимать меры по спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций; организовывать и систематически проводить с личным составом занятия по изучению требований настоящей Инструкции, обеспечивать необходимые условия для организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства; требовать от подчиненных своевременного исполнения изложенных в полученных документах указаний; принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации; обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при разработке и отправке служебных документов; своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности; принимать меры по наведению должного порядка в делопроизводстве; обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными 10 лет и более сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных правовыми актами Министерства обороны. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны: знать и строго выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией; быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов; ознакамливать со служебными инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника; передавать инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф документы из одного управления отдела, службы в другое только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала одной воинской части инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать; давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира начальника воинской части или начальника штаба воинской части; немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов; при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности увольнение с воинской службы или работы, перевод к новому месту службы или работыпри убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ними служебные документы издания лицу, ведущему делопроизводство; своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала; предъявлять все числящиеся за ними служебные документы издания представителям делопроизводства по их требованию. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается: вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц; обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части; самовольно провозить и пересылать за границу Республики Беларусь служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати; изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, не предусмотренные настоящей Инструкцией, с наименованием воинской инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф или воинской должности командира начальника ; использовать изложенную в служебных документах информацию в личных целях. Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на вещевую службу тыла Вооруженных Сил, видов Вооруженных Сил и оперативных командований. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира начальника воинской части или начальника штаба воинской части. Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, запрещаются. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира начальника воинской части. Глава 2 Основные виды служебных документов, издаваемых в Вооруженных Силах 16. Для осуществления принципа централизации руководства и единоначалия на правовой основе в Вооруженных Силах издаются и применяются следующие служебные документы: постановления, приказы, директивы, инструкции, положения, уставы, уставные документы, приказания, указания, предписания, рапорты, доклады, донесения, докладные записки; договоры контрактыпланы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы текстовые и графическиенаписанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, или на объектах вычислительной техники, введенных в эксплуатацию в установленном порядке, изданные типографским, электрографическим или другим способом. Служебные документы, издаваемые командирами начальниками воинских частей, являются распорядительными и содержащиеся в них нормы не должны противоречить законодательству Республики Беларусь. Для осуществления принципа централизации руководства и единоначалия на правовой основе в Вооруженных Силах издаются и применяются следующие служебные документы: постановления, приказы, директивы, приказания, указания, положения, инструкции, руководства, предписания, рапорты, доклады, донесения, докладные записки; договоры контрактыпланы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы текстовые и графическиенаписанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф машинке, или на объектах вычислительной техники, введенных в эксплуатацию в установленном порядке, изданные типографским, электрографическим или другим способом. Служебные документы, издаваемые командирами начальниками воинских частей, являются распорядительными и содержащиеся в них нормы не должны противоречить законодательству Республики Беларусь. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый коллегиально на основе и во исполнение нормативных правовых актов большей нормативной силы в пределах компетенции Министерства обороны. Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром начальником воинской части. Текст приказа директивы, постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании в развитие распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка. Если распорядительная часть приказа директивы, постановления не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ заглавными буквами без кавычекдирективы - ПРЕДЛАГАЮ, постановления - ПОСТАНОВЛЯЕТ и разбивается на пункты и подпункты. Распорядительная часть приказа директивы, постановления заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа, а также кроме директивыдо каких воинских частей разослать или до кого из должностных лиц довести документ. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается. Если приказ директива, постановление отменяет, вносит изменения или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, или приказ либо отдельные его пункты утратили силу, предпоследний пункт приказа директивы, постановления должен содержать ссылку на отменяемый документ пункты документа с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Признать утратившим силу приказ. Командир начальник воинской части в соответствии со статьей 88 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 июня 2001 г. Приказами командира начальника воинской части по строевой части могут регламентироваться следующие вопросы по образцу 1 согласно приложению 1: зачисление в списки личного инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф воинской части, на обеспечение; инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф из списков личного состава воинской части, с обеспечения; изменения в персональных учетных данных личного состава; нахождение на лечении и возвращение на службу из лечебного учреждения; назначение на воинские должности, присвоение воинских званий; прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала; убытие в командировки, отпуска, на учебу и прибытие из командировок, отпусков и с учебы; применение поощрений и наложение взысканий; другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру начальнику воинской части. Выписки из приказа командира начальника воинской части по строевой части, предназначенные для приобщения в документы по персональному учету личного состава, удостоверяются гербовой печатью воинской части и заверительной подписью командира начальника воинской части начальника кадрового органа, начальника отделения, в котором ведется учет личного состава, начальника штаба воинской части по установленной форме. Выписки из вышеназванного приказа для других целей удостоверяются печатью "Для документов" и заверительной подписью должностных лиц, определенных решением командира начальника воинской части. Подчистки исправления в выписках из приказов не допускаются. Приказы командира начальника воинской части изготовляются на пишущих машинках, средствах электронно-вычислительной техники или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах. При изготовлении служебных документов с использованием средств электронно-вычислительной техники в редакторах MS WORD устанавливается шрифт "Times New Roman Cyr" инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф размера. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера. Приказы командира начальника воинской части по строевой части о составе суточного наряда издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса "НР" по образцу 2 согласно приложению 1. Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся в воинской части, после чего уничтожаются. Директива - распорядительный служебный документ, издаваемый с целью осуществления конкретных разовых организационных, контрольных или распорядительных мероприятий либо рассчитанный на иное однократное применение и содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск, боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск. Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями. Директива - распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск, боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск. Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями. Приказы и директивы издаются во исполнение нормативных правовых актов Республики Беларусь, приказов и директив вышестоящих командиров начальникова также в инициативном порядке. Приказание - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира начальника воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона. Указание - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения нормативных и ненормативных правовых актов большей юридической силы. Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления. Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности организации Министерства обороны, а также порядок деятельности военнослужащих иных лиц в военной сфере деятельности. Уставные документы - локальные нормативные правовые акты, издаваемые по вопросам подготовки и применения Вооруженных Сил, обеспечения военных действий и управления войсками, а также содержащие нормы и правила, указания и требования, регулирующие обучение и воспитание военнослужащих. К уставным документам относятся боевые уставы, наставления и руководства. Боевой устав - уставной документ, определяющий основы подготовки и ведения боевых действий соединениями, воинскими частями и подразделениями видов Вооруженных Сил, родов войск сил и специальных войск. Наставление - уставной документ, содержащий указания и требования по вопросам подготовки, ведения, обеспечения военных действий и управления войсками. Руководство - уставной документ, содержащий указания и требования по вопросам подготовки, ведения, обеспечения боевых действий и управления войсками, а также боевого применения вооружения и военной техники, боевой подготовки, устройства и эксплуатации военной техники, хранения военного имущества. Инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц. Тексты этих документов могут подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами, главы - арабскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - несколькими арабскими цифрами. Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Нумерация разделов, глав и пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта. После цифровых обозначений пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Наставление, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц. Тексты этих документов могут подразделяться на разделы, главы, статьи, пункты и подпункты. Статьи, как правило, должны иметь название, отражающее их содержание. Разделы нумеруются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами, главы - арабскими цифрами, статьи, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - несколькими арабскими цифрами. Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Нумерация разделов, глав и пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф последовательном порядке в пределах каждого пункта. После цифровых обозначений пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Статьи, пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Положения, уставы, боевые уставы, наставления, руководства, инструкции утверждаются приказами соответствующих должностных лиц. Положения, наставления, руководства, инструкции утверждаются приказами соответствующих должностных лиц. План - служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и прочее. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру начальнику. Протокол - служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий протокол собрания, заседания; протокол осмотра и так далее. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и так далее несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом - в пределах его полномочий. Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи. Докладная записка, справка - описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. В справках приводится только информация без выводов и предложений. Этим они отличаются от докладных записок. По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми оформленными в виде таблицы. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию служебных документов. К служебным изданиям могут относиться за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи : наставления, руководства, инструкции, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные плакаты, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность и боевую подготовку воинских частей. Служебные издания должны быть подписаны и утверждены должностными лицами в пределах своих полномочий. Глава 3 Требования к составлению и оформлению служебных документов 38. Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения раскрываемого в нем вопроса, действующего по этому вопросу законодательства Республики Беларусь, приказов, директив вышестоящих начальников и справочного материала. Оформление служебных документов предполагает обязательное соблюдение ряда требований и правил, способствующих обеспечению их качества, оперативности прохождения исполнения. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта. В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ по образцу 3 согласно приложению 1. Исполнитель служебного документа отвечает за его целесообразность, правильность оформления, определение ограничительных грифов. Служебные документы составляются от имени юридического лица - воинской части. Для оформления служебных документов применяется бумага форматов А4 210х297 мм или А5 148х210 мм. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии. Для служебных документов с неизменяемым текстом командировочные удостоверения, отпускные билеты, предписания, справки и тому инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф могут изготавливаться типографским или иным способом бланки, которые заполняются на пишущей машинке или от руки. Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям: соответствовать законодательству Республики Беларусь, постановлениям, приказам, директивам и другим актам распорядительного характера вышестоящих командиров начальников ; основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания; не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них; составляться по следующей форме: вид документа постановление, приказ, директивадата и номер, адресование документа для директив и служебных писемназвание, изложение содержания, удостоверение документа подпись, проставление печати. Служебный документ должен быть изложен с соблюдением официально-делового стиля, правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. При составлении служебных документов рекомендуется: пользоваться простыми предложениями; применять прямой порядок слов в предложении подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словома вводные слова и выражения "ввиду инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, "в связи с тем", "как правило" - в начале предложения; не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов исправления, подпись пишется с новой строки по образцу 4 согласно приложению 1. Исходящие телеграммы пишутся печатаются на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью "Для телеграмм". В соответствии с требованиями составления служебных документов и с целью обеспечения единообразия в написании наименований государственных органов, организаций, должностей, званий и так далее следует руководствоваться приложением 2 к настоящей Инструкции. При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой не более трех изделий, но 3 км. Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий. Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний радиоприемник 2-го класса. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание:. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений слов другими предложениями словами или исключения их. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов посыльных воинских частей, ставится надпись: "Срочно - доставить к:" указывается время, к которому необходимо доставить документ. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи". В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф наименования "гвардейский" или "гвардейская" и государственных наград. Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования режимных воинских частей, которым присвоены условные наименования. Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа. Служебный документ формата А4 210х297 должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем": "О выделении. Заголовок печатается строчными буквами с прописной буквы на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается от левой границы текстового поля. Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 148х210 мм. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф ранее изданными по данному вопросу документами. Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см 5 печатных знаков от левой границы текстового поля. Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке. Текст служебного документа, как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой - указывается основание составления документа, во второй - излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Отметка об исполнении служебного документа кроме постановления, приказа, директивы и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ. Отметка об исполнителе составителе исходящего документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого поля и содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя составителя ; отметка позволяет получателю документа адресату выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, если решение вопроса не требует документального закрепления. Под отметкой об исполнителе составителе допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ например, первые буквы ее имени и фамилииколичество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например: Петров 239 24 84 ИС 3 10. Проекты документов, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф на подпись, должны быть завизированы работником, подготовившим их, и руководителем структурного подразделения, а в отсутствие руководителя - его заместителем. В состав визы входит личная подпись, ее расшифровка и дата визирования. В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; индекс объекта почтовой связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа; номер телефона; место составления или издания; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и другие. При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка "Проект". Если к служебным документам кроме постановлений, приказов, директив, приказаний и указаний прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово "Приложение" печатается инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф границы левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого: Приложения: 1. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом: Приложение: письмо Минэкономики от 22. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается: Приложения: согласно описи на. Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова "только адресату", если адресатов несколько, то инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, какому адресату: первому, второму и так далее. Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 2 экз. При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного документа. На служебных документах, направляемых в высшие государственные органы, Министру обороны Республики Беларусь и его заместителям, приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа служебного документа. Ограничительный гриф "Для служебного пользования" проставляется выше слова "Приложение". В служебных документах, представляемых Министру обороны Республики Беларусь, его заместителям, в Генеральный штаб Вооруженных Сил Республики Беларусь указываются установленные полные наименования образцов вооружения и военной техники, а также полные действительные наименования воинских частей за исключением режимных воинских частей. При повторном упоминании этих наименований в одном документе употребляются установленные сокращения. При необходимости ссылки на секретный документ в несекретном служебном документе разрешается указывать только дату, номер и наименование секретного документа, не раскрывая его содержание. Запрещается производить инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф выписки из несекретных шифртелеграмм, кодограмм и телеграмм ЗАС в несекретные документы, а также ссылаться на то, что информация передавалась с применением скрытой связи. Материалы заседаний военных советов видов Вооруженных Сил и оперативных командований представляются Министру обороны Республики Беларусь в виде краткого протокола рассмотренных вопросов с приложением полного текста постановлений. Глава 4 Визирование согласование проектов служебных документов 66. При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности, соответствия законодательству Республики Беларусь проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней для каждой согласующей инстанции ; остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф документ может быть размножен и разослан в копиях. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, а также внесение каких-либо исправлений в документ не допускаются. Согласование может быть внутреннее с подразделениями и должными лицами воинской части и внешнее с неподчиненными организациями. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру начальникуна подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф расшифровку и дату визирования. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии - докладывает лицу, подписывающему служебный документ. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах постановлений, приказов, директив и приказаний визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования по форме 1 согласно приложению 1. При размножении подписанного документа визы не воспроизводятся. Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру начальнику должен пройти юридическую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы. При отсутствии замечаний начальник юридической службы юрисконсультпроводят юридическую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру начальнику воинской части. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру начальнику с этими замечаниями. Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ включая наименование организациивоинское специальное звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату индекс. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается". При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования располагаются на одном уровне; несколько грифов согласования располагаются на документе или листе согласования двумя рядами. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности: с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль надзор в определенной области экологический, пожарный и тому подобное ; с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. Глава 5 Подписание служебных документов 77. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка инициалы имени и отчества, фамилия. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью. Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Республики Беларусь или его заместителями, а от имени других органов военного управления - руководителями этих органов от командира начальника воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности. Приказы и директивы подписывают командиры начальникикоторым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы. Командующие видами Вооруженных Сил и войсками оперативных командований могут делегировать право издания приказов и директив своим заместителям по роду их деятельности, в том числе начальникам Главных штабов штабов право издания приказов по строевой части, приема на работу лиц гражданского персонала, заверения отпускных билетов, доверенностей, командировочных удостоверений, справок и других служебных документов. Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф подписывают начальники штабов всех наименований и военные коменданты гарнизонов. Указания подписывают начальники Главных управлений управленийсамостоятельных отделов и служб Министерства обороны и видов Вооруженных Сил, заместители командующих оперативными командованиями и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира начальникаимеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира начальника. В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: врио временно исполняющий обязанности. Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: врид временно исполняющий должность. Подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности запрещается. Для направления служебного документа в подчиненные воинские части нескольким адресатам командиром начальником может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры документов, исполненные техническими средствами копирования и заверенные должностным лицом в пределах полномочий или непосредственным исполнителем служебного документа. Для направления служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир начальник подписывает все экземпляры. В этом случае в делах остается копия документа, исполненная техническими средствами копирования или заверенная исполнителем. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военно-учебного заведения может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям курсантам - начальник строевого отдела военно-учебного заведения. Командиры начальники воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов. Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким. Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с поручением вышестоящего инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф начальникато к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение. Глава 6 Утверждение служебных документов 91. Утверждение - один из способов удостоверения документа. Утверждаются: акты проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи; дел; ликвидации организаций; учреждений; предприятий и так далее ; инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф о производстве работ, аренде помещений, о поставках и так далее ; задания на проектирование объектов, проведение научно-исследовательских и других работ и так далее ; заявки на оборудование, аванс и так далее ; инструкции и правила должностные, по делопроизводству, требованиям безопасности и так далее ; нормативы расхода чего-нибудь, численности работников и так далее ; отчеты о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и так далее ; перечни типовых документальных материалов, образующихся в деятельности республиканских органов государственного управления с указанием сроков их хранения и так далее ; планы работы, мероприятий, производственные и так далее ; положения, уставы о министерстве, структурном подразделении, уставы предприятий и так далее ; программы проведения работ или мероприятий и так далее ; сметы расходов на содержание аппарата управления, на капитальное строительство и так далее ; стандарты; структура и штатная численность; тарифные ставки; формы унифицированных документов; штатные расписания изменения к ним. Служебные документы утверждаются командиром начальником воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение служебного документа производится проставлением в правом верхнем углу документа грифа утверждения или изданием распорядительного документа в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Если служебный документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра обороны Республики Беларусь 06 ноября 2001 г. Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами совместные документы организаций. В этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации-автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ. Глава 7 Дата служебного документа и вступление его в силу 97. Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа - дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним. Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм например: 13 декабря 2000 г. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год например: 03. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания принятия или утвержденияесли в тексте служебного документа или законодательством Республики Беларусь не предусмотрена другая дата. Глава 8 Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф служебных документов 99. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу. Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например: Министерство обороны Республики Беларусь Главное управление военного бюджета и финансирования 220034, Ф-2 г. При адресовании служебного документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "АГРОПРОМ" Иванову При адресовании служебных документов кроме директиврассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Запрещается инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф все воинские части и учреждения, входящие в состав войск оперативного командования, соединения. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки и на каждом документе указывается только один адрес. Например: Командирам воинских частей Только: командиру войсковой части 51808 103. Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, осуществляется по их действительному наименованию с указанием условного наименования если оно присвоено. Минск-12 Служебные документы, направляемые в режимные воинские части, адресуются только по условному наименованию этих воинских частей. В особый период вся служебная переписка ведется только по условным наименованиям без указания пунктов дислокации. При направлении документа нескольким адресатам не более четырех адресатов на документе, как правило, указываются все адресаты без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами ; все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа. При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа в тексте документа в таком случае дается ссылка на дату и номер поручения. Каждая составная часть адресата наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия инициалы получателя, почтовый адрес должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк составных частей адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п. Адрес не пишется на служебных документах, направляемых в республиканские органы государственного управления иные государственные организации. Адресование служебных документов физическому лицу производится в следующем порядке: наименование адресата фамилия, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, отчество ; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта города, поселка и тому подобное ; название района, области; страна для международных почтовых отправлений ; почтовый индекс. Например: Иванову Ивану Ивановичу улица Червякова, дом 23, квартира 59 220053 город Минск-53 106. При ведении служебной переписки внутри центрального аппарата Министерства обороны, а также между Министерством обороны и Главными штабами штабами видов Вооруженных Сил, оперативных командований документы адресуются и пересылаются только по действительным наименованиям. Пересылка этих документов осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий, учреждений и организаций, с указанием на конверте пакете фамилии инициалов военного представителя. Указывать на конвертах пакетах слова: "Военное представительство", "Военный представитель", "Представительство заказчика" или "Представитель заказчика", а также воинское звание военного представителя запрещается. Офицерский состав, прапорщики, военнослужащие, проходящие военную службу по контракту, лица гражданского персонала воинских частей при ведении личной переписки пользуются почтовыми адресами по месту жительства. РАЗДЕЛ II НЕСЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Глава 9 Организация и задачи несекретного делопроизводства 109. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение частьа там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира начальника воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства. В воинской части могут быть организованы делопроизводства филиалы и в соответствующих отделах службах в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов служб инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями. Несекретное делопроизводство воинских частей должно инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки. Ведение делопроизводства в отделах службах разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов служб. Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках. По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части оперативному дежурному, начальнику караула под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений. Для ведения несекретного делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. Они обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Если в делопроизводстве работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников несекретного делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф распорядком дня. Основные задачи несекретного делопроизводства: прием, учет, отправка и хранение служебных документов; доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования; ведение и оформление дел; выдача исполнителям служебных документов и дел для работы; контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство; учет печатей и штампов, множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием где нет секретных отделов ; подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов; учет, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации. Глава 10 Прием и учет служебных документов 114. Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции по форме 2 согласно приложению 1, а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру начальнику воинской части или начальнику штаба воинской части. Порядок приема служебной корреспонденции в нерабочее инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф определяется в инструкции дежурному по штабу воинской части. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема передачи и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре распискеразборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф из которых направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть. Поступившие в воинскую часть служебные документы в том числе постановления, приказы, директивы, приказания и указанияа также документы, подготовленные в воинской части - регистрируются в журнале учета служебных документов по форме 3 согласно приложению 1. В штабах объединений и выше, а также в областных военных комиссариатах приказы директивы, постановления, приказания и указанияполученные из вышестоящих инстанций инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив по форме 4 согласно приложению 1. В книге учитываются приказы директивыиздаваемые воинской частью и полученные для рассылки подчиненным воинским частям. Приказы директивы разных инстанций в книге учитываются раздельно, для чего книга подразделяется на несколько разделов в зависимости от количества инстанций. Например: приказы Министра обороны Республики Беларусь, приказы начальника Генерального штаба Вооруженных Сил - первого заместителя Министра обороны Республики Беларусь, приказы командующего Сухопутными войсками Вооруженных Сил Республики Беларусь. Для учета приказов, издаваемых воинской частью, могут заводиться инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф книги учета. Запись приказов директив производится в порядке последовательности их издания. Записи в книге производятся чернилами или пастой фиолетового, синего или черного цвета. Книга ведется до полного использования, после чего инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф на архивное инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф воинской части. Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие - в день поступления, подготовленные в воинской части - в день утверждения или подписания. Именные пакеты с надписью: "Лично" регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи номеров документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При наличии в пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе "Наименование или краткое содержание документа" делается пометка: "Вручен лично". В отдельных случаях именные пакеты с надписью: "Лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом. Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов по форме 5 согласно приложению 1 и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру по форме 6 согласно приложению 1 c последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп по образцу 5 согласно приложению 1. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп по образцу 6 согласно приложению 1. На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах с указанием их номеров по номенклатуре дел, книг и журналов и за какими порядковыми номерами они учтены. До регистрации служебные документы для доклада исполнения передавать запрещается. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета без регистрации в журнале учета служебных документов. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи утверждения учитываются в журнале учета служебных документов. Не подлежат регистрации в журнале учета служебных документов и уничтожаются в делопроизводстве по минованию надобности: письма, присланные в копии для сведения; телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков; сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня; графики, наряды, заявки, разнорядки; сводки информация, присланные для сведения; учебные планы и программы; рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и тому подобные; прейскуранты; поздравительные письма и пригласительные билеты; печатные издания книги, журналы, бюллетени, газеты ; формы статистической отчетности. Командир начальник воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, отделах и службах воинской части. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При этом в обязательном порядке производится документальный учет служебных документов. Глава 11 Рассмотрение и организация исполнения служебных документов 133. Поступившие служебные документы инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф командиру начальнику воинской части и рассматриваются им, как правило, в день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы - немедленно. Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов. Передача служебных документов из одного управления, отдела службы в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета. Допускается инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в том же реестре. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами ими завизированы. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен служебный документ. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир начальниккоторому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма. Если командир начальниккоторому адресован служебный документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса. Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка снимается копиякоторая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ. Решения и поручения в дальнейшем - поручения по исполнению служебных документов пишутся инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф свободных от текста полях этих документов. Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира начальника. В состав резолюции должны входить следующие элементы: воинское звание, фамилия инициалы исполнителя исполнителейсодержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Резолюция также может быть написана на бланке или на отдельном листе по образцам 7-8 согласно приложению 1, приложенном инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф служебному документу. На нижнем поле этого листа бланка указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция. Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром начальникомно не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении в резолюции о его исполнении. Срок исполнения служебного документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный документ поручениеисходя из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством. При установлении срока исполнения служебного документа командир начальник должен учитывать время, необходимое на доставку исполнение служебного документа. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок, а служебный инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок. Изменение срока исполнения служебного документа производится должностным лицом, установившим срок. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня по срочному документу - за один день до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мерах и срока, необходимого для исполнения доработки служебного документа. Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения. Глава 12 Отправка служебных документов 147. Служебные документы после их подписи командиром начальником регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей. Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается. При приеме служебных документов для отправки лицо, ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования служебного документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ следует подшить. Расчет рассылки подписывается начальником управления, отдела службыкоторым подготовлен служебный документ. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе. Если служебный документ составлен на листке без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности, воинского звания, фамилии инициалов. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета служебных документов. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом без углового штампапроставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен. При необходимости отправки входящих инвентарных служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими инвентарными номерами. В журнале учета служебных документов указываются, кому инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф служебный конверт, порядковый номер по книге реестров разносной книге и дата отправки. Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов. Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф книгам учета. Глава 13 Конвертование служебных документов 157. Служебные документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом. На лицевой стороне пакета почтового конверта, оболочки почтового отправления указываются: почтовый адрес получателя; номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: "Лично". Почтовые адреса на пакетах почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности: для воинских частей, расположенных на территории Республики Беларусь, - наименование получателя фамилия, имя, отчество для физических лиц ; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта города, поселка, и тому подобное ; название района, области; почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части пакета, адрес отправителя - в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру начальнику войсковой части:" указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное ; в военное время для всех воинских частей - "Командиру войсковой части - полевая почта:". Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к предприятию связи, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнем охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 7 марта 2001 г. Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф пакет". На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ действительное или условное наименование воинской части - получателяа на внешнем конверте пишется адрес узла фельдъегерско-почтовой связи, на территории которого находится отправитель. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать печатать четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта". Работник делопроизводства, ответственный за конвертование и отправку служебных документов, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров реестрах и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы. В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по реестру форма 7 согласно приложению 1. Пакеты, подлежащие пересылке через предприятия связи, оплачиваются в установленном порядке по тарифам Министерства связи Республики Беларусь, а затем сдаются экспедицией в почтовое отделение, к которому приписана воинская часть. Вид почтового отправления простое, заказное инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф ценное при пересылке документов через предприятия Министерства связи Республики Беларусь определяется воинской частью организациейотправляющей служебный документ. В воинских частях, где нет экспедиций, пакеты с наклеенными на них марками сдаются в почтовое отделение работниками делопроизводства. Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов посыльных воинских частей. Глава 14 Хранение служебных документов, оформление и ведение дел, книг, журналов 170. Все исполненные служебные документы подшиваются в инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, которые заводятся по предметному тематическому и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год. В каждой воинской части на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов по форме 8 согласно приложению 1. Номенклатура составляется с учетом важности, унификации поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов в том числе переходящих по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства воинской части, делопроизводств управлений, отделов и служб, а также дела, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году. При составлении номенклатуры следует руководствоваться Примерным перечнем дел, книг и журналов, включаемых в номенклатуру приложение 3. Номенклатура дел, книг и журналов подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф предусмотрена - командиром начальником инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф части или одним из его заместителей. Номенклатура дел, книг и журналов учитывается в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшивается в дело. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года. Например: "По настоящей номенклатуре за 2000 год заведено 105 дел, книг инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф журналов в 120 томах". Выдача дел, книг и журналов в управления, отделы, службы и другие подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи по форме 9 согласно приложению 1. Изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием "том 2", "том 3" и так далее, для чего в номенклатуре после соответствующих номеров дел, книг и журналов оставляется место для записи последующих томов. Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек. На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к форме 9. Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой. Коробки и ящики с карточками, если они инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться. Учетные карточки картотека на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по номенклатуре дел, книг и журналов. При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Инструкцией, составляется новая номенклатура, в которую вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы. Если воинская часть будет только переименована присвоено почетное наименование, награждена орденомведение дел продолжается. В этом случае на обложках дел под старым наименованием указывается новое наименование воинской части. Журналы, рабочие тетради и книги инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф делопроизводства, которые ведутся в течение нескольких лет, а также несекретные машинные носители информации могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей по форме 10 согласно приложению 1. Эта книга вносится в номенклатуру и переучитывается из года в год. По окончании года все дела, книги и журналы учета, имеющие архивные сроки хранения, учитываются в инвентарном журнале по форме 11 согласно приложению 1. В том случае, если некоторые дела или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году. При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе, в одно дело, в порядке поступления исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются брошюруются в порядке их номеров инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются брошюруются отдельно от директив. Как исключение некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года и наоборот, служебные документы прошлого года - в дела нового года без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы. Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого в это дело служебного документа. Дата окончания дела должна соответствовать дате последнего подшитого в дело служебного документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания. Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе двух сантиметров, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к этому листу при подшивке его в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов. При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы. Все подшитые в дело служебные документы нумеруются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются. Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется как один лист, фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются очередным порядковым номером на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если к служебному документу подклеены одним краем другие служебные документы переводы, вставки текста, справки и тому подобноето на каждом листе подклеенного служебного документа проставляется очередной порядковый номер. Если на листе служебного документа наклеены фотоснимки, таблицы, схемы и тому подобное, то этот лист нумеруется как один. На оборотной стороне такого листа делается опись наклеенных на него документов, которая удостоверяется подписью исполнителя. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе пять наклеено три фотоснимка согласно описи на обороте листа". Карты, схемы, планы, чертежи, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких картах, схемах, планах и чертежах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких склейках делается оговорка. Например: "Лист пять - карта-склейка из 10 листов". Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки, магнитные носители информации и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, могут храниться в деле в отдельных папках конвертах или могут быть сброшюрованы в альбом и взяты на инвентарный учет. При подшивке служебных документов металлические скрепления удаляются. Использование при подклейке мучного и крахмального клейстеров не разрешается. В каждом деле ведется внутренняя опись подшитых в него служебных документов по форме 12 согласно приложению 1. По окончании дела тома в конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество внесенных в нее документов, должность и фамилия делопроизводителя. Внутренняя опись подшивается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Например: в настоящее дело подшито и пронумеровано 150 сто пятьдесят листов, в том числе пропущенные листы 46, 47, плюс 3 три листа внутренней описи. В журналах учета служебных документов входящих исходящих делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа. Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и тому подобное в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов. Обложки дел должны быть стандартного размера 229х324 мм изготовлены из твердого картона. На обложке дела проставляются: номер и наименование дела согласно номенклатуре дел, условное наименование воинской части, а если таковое не присвоено, то действительное наименование; дата начала и окончания, количество листов в деле, количество приложений к нему и срок хранения дела в архиве по форме 13 согласно приложению 1. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках - "последний". Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф дела должно быть кратким, ясным и в инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования "Разная переписка", "По общим вопросам" и тому подобное запрещается. Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных служебных документов. На обложках книг и журналов указываются те же данные, что и на обложках дел. Все заводимые книги и журналы должны быть пронумерованы. Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке. В конце каждого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. В книгах и журналах эта запись делается на последней странице. Здесь же указываются все неустранимые дефекты поврежденные, залитые чернилами листы и тому подобноеа также количество и наименование имеющихся в деле приложений. Заверительная надпись составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью работника делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир начальник воинской части или один из его заместителей. Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира начальника воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель по форме 14 согласно приложению 1. Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Об изъятых служебных документах делается отметка во внутренней описи. Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается. После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел. Законченные ведением дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части. О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре дел с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов. Порядок оформления дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архив, их хранения, подготовки и сдачи инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Центральный архив Министерства обороны, а также правила инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф документов определены Инструкцией по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства обороны Республики Беларусь от 15 февраля 2002 г. Глава 15 Постоянная готовность несекретного делопроизводства 197. Несекретное делопроизводство должно находиться в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное положение. Основные задачи несекретного делопроизводства в этих условиях: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов. В делопроизводстве должна быть инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время, которая утверждается командиром начальником воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив. Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи - мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир начальник воинской части или один из его заместителей. Глава 16 Контроль за состоянием несекретного делопроизводства 200. Командиры начальники воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Ежегодно в январе-феврале состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира начальника воинской части. Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов изданий с пометкой "Для служебного пользования", бланков строгой отчетности, печатей и штампов где нет секретных отделовналичие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров. О результатах проверки командиру начальнику воинской части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень не подшитых в дела служебных документов. Глава 17 Контроль за исполнением служебных документов 203. В воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении проведении других конкретных мероприятий. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов управления, так и направляемых в подчиненные воинские части. На контроль могут быть поставлены также устные поручения. Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу карточке контроля за исполнением служебных документов по формам 15-16 согласно приложению 1 или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп по образцу 9 согласно приложению 1. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером входящим, исходящим или инвентарным исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя. На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью. О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале карточке контроля. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров начальниковкоторым были даны поручения, и непосредственных исполнителей. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров начальников. Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать: средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы карточки контроля за исполнением служебных документов; органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля; методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов. Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны: постоянно контролировать исполнение служебных документов иметь необходимые сведения о ходе их выполнения; упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам начальникам ; ежемесячно к 7 числу анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам начальникам предложения об улучшении этой работы. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году по состоянию на 1 января и 1 июля комиссиями, специально назначаемыми приказами командира начальника воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам начальникам. В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля. Глава 18 Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф и рассылка приказов и директив 211. Издаваемые командиром начальником воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера. Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф они не учитываются. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается. Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира начальника воинской части или одного из его заместителей. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ директиву в отдельности. Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа директивы или на отдельном листе, подписываются начальником управления отдела, службыподготовившего проект приказа директивыи утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки или специально отпечатанных типовых расчетах. Типовые расчеты периодически уточняются. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера приказа директивы и количества экземпляров если направляется более одного экземпляра. При высылке нескольких экземпляров приказа директивы одному и тому же адресату они могут высылаться и при инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они предназначены. Главные штабы видов Вооруженных Сил, штабы оперативных командований, а также областные военные комиссариаты рассылку своих приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета приказов или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими начальниками. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: номер и год издания документа. О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров начальников запрещается, за исключением приказов по личному составу. Командиры начальники воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров начальников с обязательной ссылкой на них. Нормативные и правовые акты Республики Беларусь объявляются только приказами Министра обороны Республики Беларусь об организации их выполнения. Подлинные приказы и директивы командиров начальников воинских частей брошюруются в отдельные дела, за исключением случаев, когда они ведутся в специальных книгах. Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается. Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф начальником воинской части. В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам по форме 17 согласно приложению 1. Утверждаемые приказами положения, инструкции и другие правовые акты, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий по форме 18 согласно приложению 1. Документы, послужившие основанием для издания инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф директивылисты согласования, доклады подшиваются отдельно в соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа директивы. При расформировании воинской части все приказы директивы вышестоящих командиров начальников по указанию Генерального штаба Вооруженных Сил передаются в другие воинские части или уничтожаются на месте в установленном порядке. Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив. Справочная работа по приказам и директивам командиров начальников проводится применительно к требованиям Инструкции по ведению справочной работы по правовым актам, издаваемым в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 15 мая 2001 г. Глава 19 Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения 224. К информации ограниченного распространения в Вооруженных Силах относятся сведения, включенные в республиканский Перечень сведений ограниченного распространения, утвержденный постановлением Совета Министров Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Беларусь от 15 февраля 1999 г. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов; сведения о нарушении законности, неправомерности действий или бездействии государственных органов и должностных лиц, криминогенной ситуации, правонарушениях, результатах социологических исследований; описание структуры местного распорядительного органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; сведения об исполнении бюджета использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. На служебных документах изданияхсодержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на служебных документах при переписке между воинскими частями, а также на документах, разработанных воинскими частями для внутреннего пользования, не проставляется. Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания - по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка "ДСП". Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" печатаются размножаются в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования": передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются тиражируются только с письменного разрешения соответствующего командира начальника ; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах ящиках, хранилищах ; разрешается брать для занятий работы в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и тому подобное. Они выдаются под расписку руководителям занятий работ и должны переноситься и храниться в чемоданах портфелях. При направлении служебного документа с ограничительным грифом "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Исполненные служебные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. Передача служебных документов и дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира начальника. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром начальником. Проверка наличия служебных документов, дел изданий с ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира начальника воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел изданий. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф материалов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты служебных документов, дел изданий, содержащих служебную информацию инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру начальникукоторый назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру начальникуназначившему комиссию. На утраченные документы, дела издания с ограничительным грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования" производится по согласованию с режимными органами на основании приказов командиров начальниковподписавших утвердивших эти служебные документы. На самих документах ограничительный гриф "Для служебного пользования" затушевывается. О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки информируются все адресаты, которым эти документы издания направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного пользования" затушевываются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа решения о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку. Например: "Ограничительный гриф "Для служебного пользования" снят приказом командира войсковой части 38769 от 13 мая 2001 г. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с ограничительным грифом "Для служебного пользования". За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Беларусь ответственности. Снятие копий со служебных документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей воинской части, изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира начальникаподписавшего служебный документ. РАЗДЕЛ III ДРУГИЕ ВОПРОСЫ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Глава 20 Бланки строгой отчетности 243. Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в порядке, установленном для документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования". Учет бланков строгой отчетности ведется в управлениях отделах, службах воинских частей по журналу по форме 19 согласно приложению 1 или по формам, установленным соответствующими наставлениями, руководствами, инструкциями, правилами. По состоянию на 1 января каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности выводится итоговая запись об остатке наличия бланков. Для издания бланков строгой отчетности определяется их тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются. Глава 21 Особенности учета и рассылки служебных изданий 246. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий. На сопроводительных письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее служебные издания на хранение, расписывается в этом. На служебных изданиях, остающихся для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе проставляется учетный номер по образцу 10 согласно приложению 1. Дополнительно полученные экземпляры служебных изданий учитываются за новыми номерами. Тиражи и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются начальниками Главных штабов видов Вооруженных Сил, штабов оперативных командований, начальниками главных управлений управлений, отделов, служб Министерства обороны и Генерального штаба Вооруженных Сил. Служебные издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они необходимы. Служебные издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами, за исходящими номерами если они присвоены изданию или при сопроводительных письмах, в которых указываются наименование и количество экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены издания, подшиваются в отдельное дело. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Для временного пользования служебные издания высылаются в другие воинские части с сопроводительным письмом. Отметка об отправке служебного издания в журнале учета не производится, и по возвращении служебные издания хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на сопроводительных письмах. Контроль за возвращением этих служебных изданий осуществляют лица, ведущие делопроизводство. Служебные издания пересылаются через предприятия Министерства связи Республики Беларусь и узел фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны Республики Беларусь. В случае износа журнала учета служебных изданий, а также в тех случаях, когда большинство служебных изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира начальника воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет служебных изданий и заведен новый журнал. Переучет производится лицом, ответственным инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф хранение и учет служебных изданий. Для проверки правильности переучета по приказу командира начальника воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся служебных изданий, сверить записи в старых и новых журналах, оправдательные документы, подтверждающие отправку или уничтожение служебных изданий, и удостоверить актом правильность перерегистрации. В новый журнал учета инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части. После переучета служебных изданий старый журнал учета уничтожается по истечении установленного срока хранения. При наличии в воинской части большого количества служебных изданий более 5 тысяч наименованийперерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые журналы учета. При этом для отличия от старых инвентарных номеров на служебных изданиях перед номерами проставляется индекс например: инв. Журналы старого учета по мере их закрытия и перерегистрации оставшихся изданий в новые проверяются комиссией с составлением акта. Служебные издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача служебных изданий производится под расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе. Служебные библиотеки могут вести картотеки на служебные издания. На каждой карточке инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф инвентарный номер, за которым учтено служебное издание. Передача служебного издания Министерства обороны в организации Республики Беларусь, не подчиненные Министерству обороны, производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Передача служебных изданий организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора. Глава 22 Изготовление и размножение служебных документов 255. Служебные документы могут изготавливаться и размножаться на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах, копировальных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии. Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами фиолетового, синего или черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать. На титульной стороне последнего листа рукописи печатается фамилия исполнителя и его служебный телефон. Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части. Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем воинским частям, которым они необходимы. Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, изготовление выписок из них кроме документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования" допускаются с разрешения начальника штаба воинской части, издавшей служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира начальника воинской части или одного из его заместителей. Если разрешение дано устно, то на служебном документе отмечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя. Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, изготовление выписок из них допускаются с разрешения начальника управления отдела, службы этой воинской части. Учет служебных документов, размноженных на копировальных аппаратах и других аналогичных технических средствах, производится в журнале учета размножения служебных документов по форме 20 согласно приложению 1. Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, машинные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф или заведующей машинописным бюро. Глава 23 Уничтожение служебных документов, книг и журналов 260. Служебные документы, дела, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф и журналы учета, издания и литература, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться. Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира начальника воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе лицо, ведущее инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Отмененные и утратившие практическое значение приказы и директивы вышестоящих командиров начальниковдела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования", бланки строгого учета, носители информации, используемые на объектах электронно-вычислительной техники, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту по форме 21 согласно приложению 1 комиссией. Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а второй и последующие листы заверяются подписью председателя комиссии. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями лица, ведущего делопроизводство, исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы из каких дел изъяты учетные номера и наименование документов, номера дел и листова также - в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов в деле, подлежащих уничтожению. Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы. При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть никаких исправлений. В исключительных случаях в акт могут быть внесены исправления, но они должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии. Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не состоящие на учете в несекретном делопроизводстве и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты документов по минование надобности сдаются в делопроизводство для уничтожения. Уничтожение служебных документов, конвертов, писем, военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, - путем сожжения. При сожжении фотокинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Сожжение или механическая переработка служебных документов должны производиться до полного их уничтожения. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается. В инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, где имеются бумагоперерабатывающие картонажные фабрики, разрешается уничтожать служебные документы путем переработки на этих фабриках. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных документов. Информация в виде бюллетеней и вестников, реферативные информационные издания уничтожаются без акта, но с отметкой в журнале учета, заверяемой подписями двух сотрудников, ведущих делопроизводство. Глава 24 Ведение исторического формуляра 274. В воинских частях от отдельного батальонасоединениях Вооруженных Сил и военно-учебных заведениях Министерства обороны с момента их сформирования ведется исторический формуляр в одном экземпляре по форме 22 согласно приложению 1. В воинских частях ниже отдельного батальонав организациях и военных представительствах, департаментах, главных управлениях, управлениях, отделах и службах Министерства обороны, Генерального штаба Вооруженных Сил и Вооруженных Сил, управлениях командующих видами Вооруженных Сил, в оперативных командованиях ведется историческая справка по форме I и VII разделов исторического формуляра. Исторический формуляр воинской части далее - исторический формуляр является документом, в котором отражаются организационное развитие инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф боевая деятельность воинской части, важнейшие события, боевая подготовка, состояние воинской дисциплины и другие сведения. Исторический формуляр ведется в мирное время. В военное время при убытии воинской части для ведения боевых действий исторический формуляр сдается на временное хранение в Генеральный штаб Вооруженных Сил или Главные штабы видов Вооруженных Сил по месту дислокации, а вместо исторического формуляра ведется журнал боевых действий, выписки из которого после окончания военного времени заносятся в инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф формуляр. Воинские части, не ведущие боевых действий, продолжают ведение исторического формуляра и в военное время. Соединения, воинские части войск противовоздушной обороны, выполняющие боевые задачи за пределами тыловой границы боевых действий, ведут журнал боевых действий, выписки из которого по наиболее важным событиям вносят ежемесячно в исторический формуляр, ведение которого не инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Исторический формуляр является секретным или совершенно секретным документом. Степень секретности сведений, содержащихся в историческом формуляре, определяется инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф соответствии с Перечнем охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь. Ответственность за ведение формуляра возлагается на начальника штаба воинской части. Записи в исторический формуляр производятся на пишущей машинке или других технических средствах, или от руки чернилами пастой разборчивым почерком, без помарок и подчисток. Сокращение слов и наименований не разрешается. Все разделы в историческом формуляре после заполнения подписываются командиром и начальником штаба воинской части и скрепляются гербовой мастичной печатью. По мере заполнения того или иного раздела в него вшиваются дополнительные листы, которые учитываются в описи количества листов, находящихся в историческом формуляре. Отметка о количестве дополнительно вложенных листов заверяется начальником штаба воинской части. Командир или начальник штаба воинской части при сдаче дел и должности обязан сдавать исторический формуляр, указывая это в акте о сдаче дел и должности. При расформировании воинской части исторический формуляр передается в Центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь. О сдаче исторического формуляра в архив или передаче его командир воинской части докладывает по команде. Основанием для записи в исторический формуляр являются официальные документы приказы, директивы, акты инспекторских проверок, журналы боевых действий и тому подобные. Запись событий, подлежащих внесению в исторический формуляр, производится сразу же после того, как они произошли. Исторический формуляр состоит из следующих разделов: История организационного строительства и развития воинской части. Участие в походах, боях, операциях. Боевая подготовка и состояние воинской дисциплины. Боевое знамя знаменагодовые праздники и юбилеи, зачисление в списки навечно или почетными солдатами, посещение воинской части. Изменения дислокации и подчиненности. В разделе I проводятся в хронологическом порядке, с указанием дат, приказов и распоряжений высших инстанций следующие сведения, касающиеся формирования, реорганизации воинской части: на основании какой директивы приказа сформирована воинская часть; когда, где и кем сформирована воинская часть; какие воинские части подразделения или кадры явились основой формирования; по каким штатам формировалась воинская часть; перевод на новые штаты дата и номер новых штатов ; переформирование, переименование, переводы в другие воинские части; расформирование, слияние с другой воинской частью, куда переданы личный состав, материальная часть, ордена и Боевое Знамя; другие данные, связанные с вопросами этого раздела, имеющие характерное значение для истории воинской части. В инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф II указываются сведения о боевых действиях воинской части их результатах трофеи, потери и другие в следующей последовательности: в каком составе, где, когда, под чьим командованием и на основании каких приказов и распоряжений воинская часть выполняла боевые задачи. Результаты выполнения поставленной задачи и выводы по операции при неудачном выполнении поставленной задачи указываются причины ; какие важные пункты, плацдармы были заняты, какие водные преграды форсированы и так далее; какой ущерб противнику был нанесен при выполнении боевых задач убито, ранено, захвачено в плен, сбито самолетов, крылатых ракет, трофеи и так далее ; какие потери понесла воинская часть в живой силе и технике; когда, куда и в каком составе воинская часть вернулась с фронта и в составе какого соединения к этому разделу прилагаются схемы наиболее характерных боевых действий, пройденного боевого пути и другие данные ; выдающиеся события мирного времени, характеризующие отвагу, мужество и геройство личного состава, а также выполнение особых заданий правительства и командования. В разделе III указываются сведения с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документовхарактеризующие состояние боевой подготовки и дисциплины воинской части; о посещении воинской части в порядке инспектирования Министром обороны Республики Беларусь, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь, командующим видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, начальником рода войск, об оценках состояния воинской части, а также о замечаниях и указаниях, сделанных ими в результате посещения; об инспекторских смотрах и проверках командованием, комиссиями, назначенными Министром обороны Республики Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь, командующим видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, начальником рода войск, и о результатах этих проверок; об итоговой оценке боевой подготовки и воинской дисциплины за год; об отличных подразделениях, количестве отличников боевой подготовки. Отличные роты им равные подразделения заносятся в исторический формуляр воинской части, а отличные батальоны им равные подразделения - в инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф формуляр воинской части и соединения; об участии в учениях и маневрах в ВВС - в перелетах. В разделе IV указываются данные о воспитательной работе с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документов ; морально-психологическое состояние личного инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф воинской части; важнейшие решения собраний личного состава воинской части; успехи личного состава в художественной самодеятельности и массовой физкультурной работе, отмеченные инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Министра обороны; избрание лиц из состава воинской части в Палату представителей Национального собрания Республики Беларусь и местные исполнительные инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф распорядительные органы управления с краткой автобиографической справкой на каждого; помощь органам местного самоуправления в проведении мероприятий государственного значения и борьбе со стихийными бедствиями. В разделе V указываются сведения о награждениях знаменем, орденами, призами, грамотамиобъявленных приказами Главнокомандующего Вооруженными Силами Республики Беларусь, Министра обороны Республики Беларусь, командующего видом Вооруженных Сил Республики Беларусь, благодарностях, получении почетного наименования, преобразовании воинской части в гвардейскую за выполнение боевых операций, за выдающиеся успехи в боевой подготовке с кратким описанием подвигов, успехов, с указанием дат, приказов и других документов. В раздел VI заносятся: по отдельному списку Герои Советского Союза и Герои Беларуси с кратким описанием их подвигов; число военнослужащих, награжденных орденами, медалями, именным холодным и огнестрельным оружием, грамотами Республики Беларусь, а также иностранными орденами и медалями за период существования воинской части; число награжденных, находящихся в воинской части ко дню составления формуляра и на конец каждого календарного года. Награды личного состава за выслугу лет в раздел не заносятся. В разделе VII указываются: занимаемая должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество, государственные награды с указанием даты и названия документаза что награжден, присвоение очередных воинских званий, дата и номер приказа о назначении и переводе командира воинской части, начальника штаба, заместителей командира воинской части. В разделе VIII указываются: дата вручения знамени и грамоты; когда и каким приказом, в честь какого события установлен годовой праздник, юбилей воинской части; звание, фамилия, имя и отчество, занимаемая должность, год и место рождения зачисленного в списки воинской части навечно или почетным солдатом, краткое описание его подвига и как этот подвиг содействовал выполнению боевой задачи в этом разделе приклеивается фотокарточка зачисленного в списки инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф или почетным солдатом ; дата посещения воинской части Президентом Республики Беларусь, Премьер-министром Республики Беларусь, Министром обороны Республики Беларусь. В разделе IX указываются сведения об изменении дислокации и подчиненности воинской части, дата и номер приказа директивы. Глава 25 Карточка учета боевого знамени воинской части 285. Во всех воинских частях, которым вручено Боевое Знамя воинской части, ведется карточка учета Боевого Знамени воинской части форма 23 согласно инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф 1. Карточка учета Боевого Знамени воинской части составляется в двух экземплярах по вручении Боевого Знамени. Один экземпляр карточки представляется в Генеральный штаб Вооруженных Сил, второй - хранится в разделе VIII исторического инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Карточка учета Боевого Знамени воинской части подписывается командиром и начальником штаба воинской части, заверяется печатью с изображением Государственного Герба Республики Беларусь, хранится и пересылается как секретный служебный документ. Если должность начальника штаба в штате воинской части не предусмотрена, то карточку учета Боевого Знамени воинской части подписывает командир начальник воинской части единолично. Глава 26 Прием и передача текстов служебных документов с использованием средств факсимильной связи 288. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов несекретных служебных документов. Передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением первые экземпляры или их ксерокопии на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 210х297не должен превышать 5 листов. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается командиром начальником воинской части в пределах его полномочий. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи приема факсограммы, наименование корреспондента куда направлена или откуда получена факсограмма и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы докладывается лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф лица могут быть возложены командиром начальником воинской части на лиц, привлекаемых к дежурству. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах по форме 24 согласно приложению 1. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных принятых факсограмм, имеющие срок хранения один год. Персональная ответственность за правильность передачи приемаучет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и командира начальника воинской части. Глава 27 Справки, выдаваемые воинской частью 294. Военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы, лицам гражданского персонала, а также членам их семей воинскими частями выдаются следующие справки личного инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, когда они необходимы для представления в соответствующие государственные органы иные организации: справка о нахождении в рядах Вооруженных Сил Республики Беларусь военнослужащих, являющихся детьми многодетных матерей по форме 25 согласно приложению 1, для назначения и выплаты установленным порядком пособий женщинам, многодетным и одиноким матерям. Выдается один раз в год; справка на право получения военнослужащими их семьями льгот, предусмотренных законодательством по форме 26 согласно приложению 1. В случае досрочного увольнения в запас военнослужащего, которому выдана справка на право получения льгот, командир воинской части высылает об этом извещение районному городскому военному комиссару по месту жительства военнослужащего или его семьи; справка-разрешение по форме 27 согласно приложению 1 военнослужащим, получившим в установленном порядке разрешение обучаться в заочных и вечерних гражданских высших и средних специальных заведениях. Выдается для представления в соответствующее учебное заведение. Военнослужащим, членам их семей, лицам гражданского персонала Вооруженных Сил могут выдаваться справки по формам 28-39 согласно приложению инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, предназначенные для различных целей, а также другие справки, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и правовыми актами Министерства обороны Республики Беларусь. В справке обязательно указывается, для какой цели она выдана. Выдаваемые справки подписываются командиром воинской части или другими должностными лицами, которым предоставлено право подписи служебных документов, и скрепляются в воинских частях и организациях, имеющих условные наименования, гербовой мастичной печатью с условным наименованием, а в воинских частях и организациях, не имеющих условных наименований, - гербовой мастичной печатью с действительным наименованием. При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские организации не указывается, кроме того, место дислокации воинской части в угловом штампе. При выдаче офицерам справок-разрешений на обучение в заочных и вечерних гражданских высших специальных учебных заведениях, подпись должностного лица заверяется печатью соответствующего кадрового органа. В структурных подразделениях Министерства обороны справки военнослужащим, лицам гражданского персонала для представления в различные организации выдаются на бланках с угловым штампом: "Министерство обороны Республики Беларусь" или "Генеральный штаб Вооруженных Сил Республики Беларусь" В графе о постоянном месте работы для лиц гражданского персонала центрального аппарата указывается - "Министерство обороны". Вместо действительного наименования должностей, занимаемых лицами гражданского персонала, указываются: "рабочий", "инженер", "служащий". При выдаче таких справок в подписях должностных лиц действительные наименования спецификации структурных подразделений Министерства обороны и воинские звания не указываются, а оформление справок производится печатями "Для справок и документов", которые изготовляются с такими же наименованиями, как и на бланках с угловыми штампами. Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь ставится на документах, требующих удостоверения их юридической силы предписания, командировочные удостоверения, отпускные билеты, увольнительные записки, характеристики и аттестацииа также во всех случаях засвидетельствования служебных документов по расходованию денежных средств и материальных ценностей, материально-техническому обеспечению и других документов, требующих особого удостоверения их подлинности доверенности, завещания, копии служебных документов, акты списания материальных средств, технического состояния, проверок, передачи дел и должности, путевые листы, пропуска на право выезда автомобиля за пределы Республики Беларусь. Справки выдаются личному составу без оставления копий, за исключением случаев, когда правовыми актами Министерства обороны Республики Беларусь для некоторых справок предусмотрено оставление копий. Лицам гражданского персонала - медицинским работникам, работающим в воинских частях организацияхкоторым присвоены условные наименования, справки для представления в органы социального обеспечения для назначения пенсии должны выдаваться по условным наименованиям воинских частей организаций с указанием занимаемой должности и слов "лечебная организация" или "медсанчасть" "медпункт"но без указания спецификации организации, подразделения. Медицинским работникам воинских частей организацийкоторым не присвоены условные наименования, справки выдаются по действительным инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф с указанием занимаемой должности. При выдаче справок о размере денежного содержания военнослужащих или заработной платы лиц гражданского персонала по требованию соответствующих государственных органов указываются полученные суммы за каждый месяц. Командир начальник воинской части по письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать копии служебных документов, исходящих от воинской части, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся военнослужащих или лиц гражданского персонала. Копии таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом воинской части. Верность копии служебного документа свидетельствуется личной подписью командира начальника воинской части и проставлением печати с изображением Государственного Герба Республики Беларусь. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф, что подлинный документ находится в данной воинской части по форме 40 согласно приложению 1. В таком же порядке командир начальник воинской части может выдавать копии имеющихся в воинской части служебных документов, исходящих от других воинских частей, от которых непосредственно получить копии этих служебных документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Воинские части высылают также копии имеющихся у них служебных документов по запросам других воинских частей и гражданских организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Командир начальник воинской части обязан свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления военнослужащими, лицами гражданского персонала и другими гражданами в эти воинские части, если законодательством не предусмотрено предоставление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. Запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки иные не оговоренные исправления. Верно Наименование должности, воинское звание, личная подпись, инициалы, фамилия Дата Глава 28 Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф удостоверения, предписания, отпускные билеты 310. Военнослужащим и лицам гражданского персонала воинских частей при направлении в служебные командировки выдаются командировочные удостоверения по форме 42 согласно инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф 1. Военнослужащим при направлении к новому месту военной службы и при увольнении с военной службы в запас или отставку выдается предписание по форме 43 согласно приложению 1, а при убытии в отпуск за пределы гарнизона - отпускной билет по форме 44 согласно приложению 1. Служебные документы, выдаваемые на руки военнослужащим и лицам гражданского персонала воинских частей справки, копии служебных документов, командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты, доверенности, завещаниярегистрируются в журнале учета служебных документов исходящих. При большом количестве таких документов в воинской части может быть заведена книга по форме: порядковый номер, кому выдан документ, краткое содержание документа, подпись в получении и дата. Должностные лица, прибывающие в командировки в воинские части, подлежат регистрации в журнале учета по форме 45 согласно приложению 1. Приложения к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь ФОРМЫ И ОБРАЗЦЫ документов и штампов, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь Форма 1 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта приказа Министра обороны Республики Беларусь "Об итогах рационализаторской изобретательской работы в Вооруженных Силах" -T- Воинское звание, фамилия, инициалы и¦Замечания по проекту. ¦страница ¦ ¦ директива ¦вы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -+-+-+-+-+-+-+-+- 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 -+-+-+-+-+-+-+-+- Пример регистрации изданных приказов директив -T-T-T-T-T-T-T-T- ¦ ¦Командир ¦О ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦воинской ¦поощрении¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части ¦военно- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦03. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 81 ¦1475 ¦Штаб тыла ¦ 3 ¦Отдел снабжения¦ Иванов ¦ ¦Вооруженных Сил ¦ ¦горючим ¦ 24. Книги реестров для сдачи пакетов документов изготавливаются форматом 148х210. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 2 ¦ ¦Приходно-расходные ¦05. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3 ¦ ¦Отчеты инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф вещевой службе¦05. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 4 ¦ ¦Журнал учета входящих ¦02. В конце внутренней описи составляется надпись. Например: "В опись внесено 154 сто пятьдесят четыре листа и приложение к вх. При внесении в опись входящего документа, полученного из другой воинской части, в графе 1 проставляется его исходящий номер. ¦Рассмотрена ¦Аттестация ¦Министра обороны ¦ 06. ¦на не- ¦и доложить. ¦ ¦аттестации ¦ ¦ ¦пересоставле-¦В приемную ¦ ¦ ¦ ¦Подпись ¦ ¦на ¦Министра ¦ ¦ ¦ ¦06. ¦обороны ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Аттестацион- ¦Республики ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ная комиссия ¦Беларусь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦рассмотрела ¦сообщено ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20. Приказ Министра обороны от ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦11. Каждый вид бланков учитывается по отдельному лицевому счету. Журнал ведется до полного использования. В случае переноса остатков в графе 8 нового журнала необходимо указать количество бланков, серии и номера экземпляров оттисков. При уничтожении архивных дел, книг и журналов в штабах и организациях акт составляется по форме: номера по порядку; инвентарные номера; наименования дел, книг и журналов; количество листов в деле; количество приложений и листов в них; основание к уничтожению номера статей по перечню. ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА И РАЗВИТИЯ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ -T-T- Этапы строительства¦Название, дата и номер документа¦Примечание воинской части ¦ ¦ -+-+- II. УЧАСТИЕ В ПОХОДАХ, БОЯХ, ОПЕРАЦИЯХ -T-T- Важнейшие события¦Название, дата и номер документа¦Примечание -+-+- III. БОЕВАЯ ПОДГОТОВКА И СОСТОЯНИЕ ВОИНСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ -T-T- Боевая подготовка и¦ ¦ состояние воинской ¦Название, дата и номер документа¦Примечание дисциплины ¦ ¦ -+-+- IV. ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ РАБОТА -T-T- События¦Название, дата и номер документа¦Примечание -+-+- НАГРАДЫ И ОТЛИЧИЯ -T- Награды, благодарности, объявленные ¦Год, месяц, число, номера указов Главнокомандующим Вооруженными Силами ¦Президента Республики Беларусь, Республики Беларусь, Министром обороны¦приказов Главнокомандующего Республики Беларусь, командующим видом¦Вооруженными Силами Республики Вооруженных сил Республики Беларусь ¦Беларусь, Министра обороны личному составу, получение почетных ¦Республики Беларусь, командующего наименований, преобразование в ¦видом Вооруженных Сил Республики гвардейскую, краткое описание подвигов¦Беларусь и так далее ¦ -+- VI. НАГРАДЫ ЛИЧНОГО СОСТАВА -T-T- Наимено-¦Число награжденных за весь период ¦ Число награжденных ко дню вание ¦существования воинской части ¦ составления формуляра орденов,+-T-T-T-T-+-T-T-T-T- медалей,¦ офицеров ¦пра-¦сер- ¦ ¦ ¦ офицеров ¦пра-¦сер- ¦ ¦ именного+-T-+пор-¦жан- ¦ ¦ +-T-+пор-¦жан- ¦ ¦ оружия, ¦выс-¦старших,¦щи- ¦тов, ¦сол-¦ито-¦выс-¦старших,¦щи- ¦тов, ¦сол-¦ито- грамот ¦ших ¦младших ¦ков ¦стар-¦дат ¦го ¦ших ¦младших ¦ков ¦стар-¦дат ¦го ¦ ¦ ¦ ¦шин ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦шин ¦ ¦ -+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+- VII. ¦назначениях и ¦ ¦ ¦ ¦Присвоение ¦переводах ¦ ¦ ¦ ¦очередных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦воинских званий¦ -+-+-+-+-+- VIII. ЗНАМЕНА, ГОДОВЫЕ ПРАЗДНИКИ И ЮБИЛЕИ, ЗАЧИСЛЕНИЕ В Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф НАВЕЧНО ИЛИ ПОЧЕТНЫМИ СОЛДАТАМИ, ПОСЕЩЕНИЕ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ -T- 1. Боевое Знамя ¦ ¦ Дата вручения знамени и грамоты. ¦ ¦ Кто вручил и в связи с чем. Годовые праздники и юбилеи ¦ ¦ Когда и в память какого события ¦ установлен день годового праздника, ¦ юбилея. ¦ ¦ Дата и номер приказа Министра обороны¦ Республики Беларусь ¦ -+- 3. Зачисление в списки навечно или ¦ почетными солдатами ¦ ¦ Дата, номер приказа Министра обороны ¦ Республики Беларусь, занимаемая ¦ должность, звание, фамилия, имя и ¦ отчество зачисленного в списки ¦ навечно или почетным солдатом с ¦ кратким описанием подвига ¦ зачисленного ¦ -+- 4. Посещение воинской части ¦ ¦ Кто и когда посетил воинскую часть ¦ -+- 5. Отметки о проверках ¦ ¦ Кто, когда проверил должность, ¦ воинское звание и фамилия ¦ инспектирующего. ¦ ¦ Замечания по ведению исторического ¦ формуляра ¦ -+- IX. ИЗМЕНЕНИЕ ДИСЛОКАЦИИ И ПОДЧИНЕННОСТИ -T-T-T-T- Период ¦ ¦Наименование¦ ¦ -T-+ ¦соединения, ¦Наименование ¦Пункт ¦ ¦Полное наименование¦в состав ¦фронта, группы¦дислокации с какого¦по какой¦воинской части за ¦которого ¦войск, округа,¦воинской месяца и¦месяц ¦указанный период ¦входила ¦армии ¦части года ¦и год ¦ ¦воинская ¦ ¦ ¦ ¦ ¦часть ¦ ¦ -+-+-+-+-+- КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ПАПКИ ИСТОРИЧЕСКОГО ФОРМУЛЯРА 1. Папка исторического формуляра состоит из твердых картонных обложек 240х320 ммпокрытых ледерином или легким дерматином. На оборотной стороне обложки исторического формуляра имеется карман из дерматина 45х310 мм для хранения описи документов и ледериновая тесьма 10х310 мм. Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф папки вшито 9 листов-прокладок 230х310 мм с клапанами и корешками 45х310 мм по инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф разделов формуляра для подшивки документов, относящихся к инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф разделам. Награды¦Номер ордена и орденского удостоверения¦Основание -+-+- -T- IV. Почетные наименования¦ Основание -+- -T- Угловой штамп воинской части ставится в случае выдачи справки лечебным учреждением. Подпись врача заверяется его личной печатью с проставлением даты выдачи справки. Подпись фельдшера заверяется в порядке, устанавливаемом командиром начальником воинской части. Подпись командира начальника воинской части заверяется печатью воинской части. Действительно по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Печать, подпись Печать, подпись Примечание. При командировании в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. ¦Дата ¦Дата¦Приме- отчество и занимаемая ¦Номер командировоч-¦прибытия и¦убы-¦чание должность прибывшего в ¦ного удостоверения ¦срок ко- ¦тия ¦ командировку ¦и дата выдачи ¦мандировки¦ ¦ -+-+-+-+- Образец 1 ПРИКАЗ командира войсковой части 20001 21 апреля 2001 г. Борисовназначенного приказом командира войсковой части 10120 от 28 марта 2001 г. Выплачивать надбавку за сложность и напряженность работы в размере 10% окладов денежного содержания, предусмотренную Положением о денежном довольствии военнослужащих Вооруженных Сил, утвержденным постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 14 августа 2001 г. Основание: предписание командира войсковой части 10120 от 28. Гродносдавшего дела и должность, с 24. Гродно для дальнейшего прохождения военной службы. В соответствии с Положением о денежном довольствии военнослужащих Вооруженных Сил, утвержденным постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 14 августа 2001 г. Оказать материальную помощь за январь-апрель 2001 года в сумме 30500 рублей. Основание: выписка из приказа командира войсковой части 10120 по личному составу от 28 марта 2001 г. Гродно, сдавшего дела и должность, с 28. Минска для постановки на воинский учет. В соответствии с Положением о денежном довольствии военнослужащих Вооруженных Сил, утвержденным постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 14 августа 2001 г. Оказать материальную инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф в размере двух окладов денежного содержания, в том числе 0,3 этих окладов в связи с непредвиденными материальными затруднениями. Основание: выписка из приказа Министра обороны Республики Беларусь по личному составу от 10 апреля 2001 г. Сержанта Аверьянова Михаила Петровича, командира отделения 1 мотострелковой роты, - в Ленинский РВК г. Младшего сержанта Макарова Петра Михайловича, командира отделения 2 мотострелковой роты, - в Первомайский РВК г. Рядового Соколова Ивана Михайловича, механика-водителя 2 мотострелковой роты, - в Минский РВК Минской области. Основание: приказ Министра обороны Республики Беларусь от 23 апреля 2001 г. Ефрейтору Маслову Василию Ивановичу, командиру отделения 1 взвода 3 мотострелковой роты. Ефрейтору Попову Сергею Федоровичу, командиру отделения 2 взвода 3 мотострелковой роты. Основание: рапорт командира батальона от 15. Иванова Ивана Ивановича, 1979 года рождения, явившегося 19. Минска для отправки в воинскую часть. Петрова Петра Петровича, 1978 года рождения, явившегося 18. Основание: именной список, учетно-послужные карточки. Рядового Иванова Ивана Ивановича, - стрелка 1 взвода 3 мотострелковой роты, ВУС - инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Основание: рапорт командира батальона от 19. Рядового Петрова Петра Петровича, - водителя взвода автомобильной роты материально-технического обеспечения, ВУС - 837037. Основание: рапорт командира роты от 19. Борисовназначенного приказом командира войсковой части 10120 по личному составу от 1 апреля 2001 г. Выплачивать надбавку за сложность и напряженность работы в размере 10% окладов денежного содержания, предусмотренную Положением о денежном довольствии военнослужащих Вооруженных Сил, утвержденным постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 14 августа 2001 г. Основание: выписка из приказа командира войсковой части 10120 по личному составу от 1 апреля 2001 г. Минска для постановки на воинский учет. В соответствии с Положением о денежном довольствии военнослужащих Вооруженных Сил, утвержденным постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 14 августа 2001 г. Оказать материальную помощь в размере двух окладов денежного содержания, в том числе 0,3 этих окладов в связи с непредвиденными материальными затруднениями. Основание: выписка из приказа Министра обороны Республики Беларусь по личному составу от 10 апреля 2001 г. Минска для постановки на воинский учет. В соответствии с Положением о материальной ответственности военнослужащих за ущерб, причиненный государству, взыскать в установленном порядке с прапорщика Федорова Основание: выписка из приказа командира войсковой части 10120 по личному составу от 10 апреля 2001 г. Жодино Минской области за получением автомобилей. Срок командировки - до 25. Основание: направление врача от 19. Основание: отпускной билет от 16. Основание: извещение госпиталя от 19. Основание: рапорт офицера, ходатайство заместителя командира воинской части по тылу, справка врача воинской инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф. Заведующей солдатским кафе Кулаковой Заведующему хранилищем Волину Основание: график отпусков, заявления Кулаковой Основание: рапорт офицера, ходатайство заместителя командира воинской части по тылу. Основание: рапорт офицера, ходатайство начальника штаба воинской части, вызов университета от 15. Основание: заявление Кузнецова Смерть связана с исполнением обязанностей военной службы. На срочную военную инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф призван Первомайским РВК г. Похоронен на городском кладбище г. Отец: Иванов Ефим Григорьевич проживает: г. Старшему лейтенанту Семенову Петру Васильевичу, командиру взвода. Капитану Федорову Петру Ивановичу, начальнику продовольственной службы воинской части. В полном размере: капитану Салову Валентину Эдуардовну, командиру роты. В половинном размере: старшему лейтенанту Савицкому Евгению Алексеевичу, командиру взвода приказом командира войсковой части 20001 от 26 сентября 2000 г. Лишить премии за сентябрь 2001 года полностью: лейтенанта Яковлева Олега Семеновича, командира взвода, приказом командира войсковой части 20001 от 15 сентября 2000 г. Основание: ходатайства командиров подразделений. Подполковнику Стриго Алексею Владимировичу, главному бухгалтеру, с 01. Майору Макаревичу Игорю Петровичу, начальнику инженерной службы, с 06. Основание: ходатайство начальника штаба воинской части. Основание: решение командира воинской части. Борисов Минской области инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф обучения в качестве курсантов за счет численности войск: 1. Рядового Иванова Ивана Ивановича. Рядового Петрова Петра Петровича. Откомандированных военнослужащих исключить с котлового довольствия с 19. Основание: директива Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь от 15. Ефрейтора Петрова Петра Петровича, старшего радиотелеграфиста взвода связи, досрочно уволить со срочной военной службы в запас по семейному положению и направить для постановки на воинский учет в Кобринский ОГВК Брестской области. Основание: решение начальника Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь от 10. Младшего сержанта Иванова Ивана Ивановича, командира отделения 1 мотострелковой роты, 1 мотострелкового батальона досрочно уволить со срочной военной службы в запас по болезни и направить для постановки на воинский учет в Центральный РВК г. Рядового Иванова Ивана Ивановича, 15. Минска на военную службу, на основании заключенного 15. За период военной службы выплачивать денежную компенсацию взамен продовольственного пайка. Основание: предписание Советского РВК г. Гражданку Иванову Наталью Викторовну, 15. Минска на военную службу, на основании заключенного 15. За период военной службы выплачивать денежную компенсацию взамен продовольственного пайка. Основание: предписание Советского РВК г. Рядового Иванову Наталью Викторовну, прошедшую курс начальной военной подготовки, назначить на должность старшего писаря отделения мобилизационного и комплектования штаба и с 22. Основание: рапорт начальника отделения от 21. Рядового Петрова Петра Петровича, механика-водителя танка 1 взвода 1 танковой роты, прослужившего по призыву 1 год 1 месяц и 2 дня, зачислить на военную службу по контракту сроком на 2 года с 15. Основание: решение командира войсковой части 11111 от 15. Рядовому Иванову Ивану Ивановичу, водителю роты материального обеспечения, заключившему 18. Основание: контракт от 18. Рядовому Петрову Петру Петровичу, водителю роты материального обеспечения, заключившему 18. Основание: контракт от 18. Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Иванова Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Ивановича, водителя роты материального обеспечения, в связи с окончанием срока действия контракта уволить с военной службы в запас по пункту 65 подпункту "в" - по окончании срока службы, установленного контрактом, по инициативе военнослужащего командования. Предоставить основной отпуск сроком на 15 суток с 3 по 17. Лида Гродненской области, с 18. Выплатить рядовому Иванову И денежную компенсацию взамен продовольственного пайка за период с 01 по 17. Основание: рапорт рядового Иванова Рядового Иванова Ивана Ивановича, водителя роты материального обеспечения, от занимаемой должности освободить и назначить на должность командира отделения роты материального обеспечения согласно заключенному 15. Основание: изменение условий контракта о прохождении военной службы от 15. С младшим сержантом Ивановым Иваном Ивановичем, зачисленным курсантом в Военную академию Республики Беларусь, с 15. Выплатить денежную компенсацию взамен продовольственного пайка за период с 01 по 15. Основание: выписка из приказа начальника Военной академии Республики Беларусь от 10. С рядовым Ивановым Иваном Ивановичем, водителем отдельной роты материального обеспечения, совершившим проступок, дискредитирующий воинское звание, с 15. Выплатить денежную компенсацию взамен продовольственного пайка инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф период с 01 по 14. Основание: решение товарищеского суда чести от 14. С рядовым Ивановым Иваном Ивановичем, командиром отделения роты материального обеспечения, досрочно расторгнуть заключенный 20. Основание: контракт от 10. Минск по строевой части Суточный наряд на 16 августа назначить: 1. Дежурным по воинской части - командира 2 мотострелковой роты капитана Лашкевича Помощником дежурного по воинской части - командира 1 взвода 2 мотострелковой роты старшего прапорщика Сидоревича Дежурным по парку - заместителя командира 2 танковой роты по технической части лейтенанта Иващенко Дежурным подразделением - 3 мотострелковую роту. Наряд на хозяйственные работы выделить от инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф мотострелковой роты в данном пункте указывается также продолжительность работы, к какому времени и куда наряд должен прибыть и в чье распоряжение. Минский автозавод получением техники. Срок прибытия 17 мая. Например: "Минск-30, командир войсковой части 56801 Соловьев". Прошу подготовить проект приказа по этому вопросу. ¦ контролирующего должностного лица. L- Образец 10 -¬ ¦Инв. Он не исчерпывает всех сложных или специальных вопросов написания. В необходимых случаях следует обращаться к более полным специальным пособиям. В названиях высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Республики Беларусь, органов Союзного государства и государств - участников Содружества Независимых Государств все слова пишутся с прописной буквы: Например: Совет Министров Республики Беларусь Совет Безопасности Республики Беларусь Верховный Суд Республики Беларусь Высший Хозяйственный Суд Республики Беларусь Прокуратура Республики Беларусь Государственная Дума Российской Федерации Высший Государственный Совет Союзного государства Экономический Суд Содружества Независимых Государств Но пишется: Национальное собрание Республики Беларусь Совет Республики Национального собрания Республики Беларусь Палата представителей Национального собрания Республики Беларусь Союзное государство Парламент Союзного государства Суд Союзного государства Исполнительный комитет Содружества Независимых Государств Пишутся с прописной буквы первое слово имена собственные в названиях актов Президента Республики Беларусь и Национального собрания Республики Беларусь. Например: проект Декрета Президента Республики Беларусь о сокращении расходов на содержание государственных органов проект Указа Президента Республики Беларусь о создании в республике финансово-промышленных групп проект Закона Республики Беларусь об оплате труда Декрет Президента Республики Беларусь "О потребительской кооперации в Республике Беларусь", но декрет Указ Президента Республики Беларусь "Об утверждении структуры Совета Министров Республики Беларусь", но указ Закон Республики Беларусь "О патентах на промышленные образцы", но закон Указы Президента Республики Беларусь "О преобразовании Главного управления пограничных войск при Совете Министров Республики Беларусь", "О преобразовании Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь", но указы Кодекс законов о труде Республики Беларусь, но кодекс 1. В названиях комиссий при Президенте Республики Беларусь, комиссий при Совете Министров Республики Беларусь, комиссий Совета Министров Республики Беларусь, постоянных комиссий Совета Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф комиссий пишутся с прописной буквы первое слово имена собственные, входящие в название. Например: Комиссия Республики Беларусь по делам ЮНЕСКО Республиканская комиссия по празднованию 55-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне Комиссия по вопросам гражданства при Президенте Республики Беларусь Комиссия по установлению пенсий за особые заслуги при Совете Министров Республики Беларусь Валютно-кредитная комиссия Совета Министров Республики Беларусь Постоянная комиссия по законодательству Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь 1. В названиях республиканских органов государственного управления, а также общественных объединений и организаций, предприятий с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в их состав имена собственные. Например: Министерство здравоохранения Республики Беларусь Государственный таможенный комитет Республики Беларусь Комитет государственной безопасности Республики Беларусь Государственный высший аттестационный комитет Республики Беларусь Государственный налоговый комитет Республики Беларусь Национальный банк Республики Беларусь Инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф концерн по топливу и газификации Белорусская железная дорога Белорусский инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф милосердия и здоровья При перечислении министерств, других республиканских органов государственного управления в тексте проектов постановлений следует писать их полные наименования. Например: Поручить Министерству здравоохранения, Министерству социальной защиты и Министерству промышленности инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф не министерствам здравоохранения, социальной защиты и промышленности Слова министерство, комитет в единственном числе пишутся с прописной буквы, если имеется в виду конкретное министерство или конкретный комитет, в выражениях типа: указанное Министерство, установленное Министерству задание, этот Комитет Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа: указанные министерства, эти государственные комитеты 1. В названиях структурных подразделений министерств с правами инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф лица с прописной буквы пишется первое слово. Например: Департамент железнодорожных войск Министерства обороны Национальное агентство по контролю инспекциям - департамент Министерства обороны Комитет по драгоценным металлам при Министерстве финансов Комитет по реставрации и консервации памятников при Министерстве культуры Комитет по занятости населения при Министерстве труда 1. Слово совет в значении органа власти в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы. Например: Минский областной Совет депутатов Брестский и Гродненский городские Советы депутатов Борисовский районный Совет депутатов поселковый Совет депутатов, на поссовет сельский Совет депутатов, но сельсовет В названиях исполнительных комитетов инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф Советов депутатов, их управлений и отделов с прописной буквы пишутся имена инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф и слово совет. Например: исполнительный комитет Могилевского областного Совета депутатов Могилевский облисполком управление бытового обслуживания населения Минского городского Совета депутатов отдел образования Волковысского районного Совета депутатов 1. В наименованиях руководящего органа профсоюза, его отраслевых и территориальных советов с прописной буквы пишется первое слово. Например: Федерация профсоюзов Белорусская Республиканский комитет профсоюза работников государственных учреждений Беларуси Совет профсоюзных организаций Брестской области 1. В названиях научных учреждений, академий, научно-исследовательских институтов, учебных заведений, производственных предприятий и зрелищных организаций с прописной буквы пишутся первое слово, а также имена собственные, входящие в сложное наименование. Например: Академия управления при Президенте Республики Беларусь Национальная академия наук Беларуси Белорусский государственный университет Институт тепло- и массообмена имени Лыкова Национальной академии наук Беларуси Институт физиологии имени Павлова Витебский приборостроительный завод Литературный музей Якуба Коласа Национальный академический театр имени Янки Купалы Национальная библиотека Беларуси Государственный национальный парк "Беловежская пуща" Театр-студия киноактера Пишется с прописной буквы название центрального органа Национальной академии наук Беларуси - ее Президиума. Словосочетание ученый совет, слово коллегия пишутся строчными буквами. Например: ученый совет Института языкознания имени Якуба Коласа коллегия Министерства обороны Слова дворец и дом, входящие в название учреждения культуры, в единственном и во множественном числе пишутся с прописной буквы. Например: Дворец искусств, Дворцы искусств Дворец спорта Дворец культуры Минского тракторного завода Центральный Дом офицеров Вооруженных Сил Колонный зал Дома Союзов Дом культуры, Дома культуры Республиканский Дом работников искусств Дом народного творчества Слова дворец и дом пишутся со строчной буквы, если употребляются как существительные нарицательные. Например: Большой Кремлевский дворец Зимний дворец дом отдыха дом творчества дом инвалидов 1. В названиях общественных объединений и организаций с прописной буквы пишутся первое слово имена собственные, входящие в название. Например: Белорусское общество дружбы и культурной связи с зарубежными странами Белорусский республиканский союз потребительских обществ Белорусское республиканское общество спасания на водах Пишутся со строчной буквы первое слово названия общественной организации при наличии условного наименования, а также название ее центрального органа. Например: президиум Белорусского общества дружбы и культурной связи с зарубежными странами правление общественного объединения "Белорусский союз архитекторов" правление общественного объединения "Белорусское общество "Знание" 1. Названия учреждений, организаций, предприятий, фестивалей и других мероприятий, начинающиеся со слов всемирный, республиканский, национальный, главный, государственный, международный, центральный, всероссийский, а также с порядковых числительных, инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф с прописной буквы, в том числе и при наличии условного названия, заключенного в кавычки. Например: Всемирная выставка в Монреале Республиканский межведомственный совет по проблемам инвалидов Всероссийское общество охраны памятников истории и культуры Центральный ботанический сад Национальной академии наук Беларуси Национальный научно-просветительский центр имени Франциска Скорины Главная геофизическая обсерватория имени Воейкова Государственный академический Малый театр Международный конкурс имени Чайковского Международный фестиваль искусств "Славянский базар" Государственный завод по производству оптического оборудования "Зоркий" Двенадцатый государственный подшипниковый завод Если начальное порядковое числительное в сложном названии написано инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф цифрами, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Например: XXVI Олимпийские игры XIII Всемирный фестиваль молодежи и студентов XIX Международный кинофестиваль Слово государственный пишется с прописной буквы также в следующих наименованиях: Государственный флаг Республики Беларусь Государственный герб Республики Беларусь Государственный гимн Республики Беларусь Государственный бюджет Республики Беларусь на 2000 год как общегосударственный финансовый планно государственный бюджет, республиканский бюджет, государственный план 1. Географическое название, входящее в официальное наименование предприятия, организации или учреждения, пишется с прописной буквы. Например: Брестский завод газовой аппаратуры Московский театр сатиры Гомельский государственный университет имени Франциска Скорины 1. В условном названии объединения, предприятия, учреждения, колхоза, совхоза первое слово имена собственные пишутся с прописной буквы, и все название заключается в кавычки. Например: производственное объединение "Коралл" колхоз "17 Сентября" совхоз "Победа" Географические названия, употребляемые при выделяемых кавычками наименованиях объединений и предприятий, пишутся со строчной буквы, так как не входят в состав официального наименования этих объединений и предприятий, а только указывают на их местонахождение. Например: полоцкое производственное объединение "Стекловолокно" слонимская картонная фабрика "Беларусь" борисовский завод "Автогидроусилитель" Не пишутся в кавычках наименования заводов, колхозов и прочие, если в наименовании есть слово имени. Например: Минский завод автоматических линий имени Машерова колхоз имени 1 Мая 1. Сложносокращенные наименования концернов, объединений, трестов, комбинатов, институтов если это наименование дано в уставе предприятия, организации или в положении о нем пишутся в кавычках и не склоняются, если употребляются с родовыми словами. Например: Государственному концерну по машиностроению для агропромышленного комплекса "Белагромаш" утверждено задание по. Республиканскому хозрасчетному внешнеторговому объединению "Белорусинторг" поручено. При отсутствии родового слова сложносокращенное наименование пишется инструкции по делопроизводству в вооруженных силах рф кавычек и склоняется.